Decreto “Trasparenza”: impatti su contratti di lavoro e protezione dei dati personali

Primi suggerimenti per HR Manager, DPO e funzioni di compliance

In data 29 luglio scorso è stato pubblicato in Gazzetta Ufficiale (n. 176/2022) il testo del c.d. “Decreto Trasparenza”, n. 104/2022, redatto in attuazione della Direttiva europea 1152/2019, in tema di miglioramento delle condizioni di lavoro nell’UE.

La nuova normativa integra e modifica le previsioni di cui al D. Lgs. n. 152/1997, regolante le informazioni da fornire al dipendente al momento dell’assunzione. In particolare, grava ora sul datore di lavoro l’obbligo di specificare, nel contratto di assunzione, una serie – abbastanza nutrita – di elementi del rapporto di lavoro, ulteriori rispetto a quanto, nella prassi, si è soliti riscontrare nei modelli di contratto di lavoro individuale utilizzati dalla generalità delle società.

Tra le principali novità, si segnalano:

1. durata di tutti i congedi retribuiti cui il dipendente ha diritto (se non determinabile, la modalità di determinazione e di fruizione degli stessi);
2. in caso di somministrazione di lavoro, l’identità dell’impresa utilizzatrice non appena nota;
3. diritto a ricevere formazione erogata dal datore, se prevista;
4. il contratto collettivo (anche aziendale) applicato al rapporto e l’indicazione delle parti che lo hanno sottoscritto;
5. gli enti e gli istituti che ricevono i contributi previdenziali e assicurativi versati dal datore in favore del lavoratore, in ottemperanza alle disposizioni di legge, oltre a qualunque forma di protezione in materia di sicurezza sociale fornita dal datore stesso;
6. la programmazione dell’orario normale di lavoro, le eventuali condizioni relative al lavoro straordinario e alla sua retribuzione, e le eventuali condizioni per i cambiamento di turno, se il contratto prevede una organizzazione dell’orario di lavoro in tutto o in gran parte prevedibile;
7. indicazioni relative all’utilizzo di sistemi decisionali e di monitoraggio automatizzati, che siano deputati a fornire indicazioni rilevanti ai fini dell’assunzione o del conferimento dell’incarico, della gestione o della cessazione del rapporto, dell’assegnazione di compiti o mansioni nonché indicazioni incidenti la sorveglianza, la valutazione, le prestazioni e l’adempimento delle obbligazioni contrattuali dei lavoratori, fermo restando quanto previsto all’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori.

A seguito di una prima lettura del testo della norma, si possono già identificare alcuni temi che, in virtù del tenore letterale (alquanto generico) delle disposizioni e del mancato coordinamento delle stesse con altre norme del medesimo Decreto Trasparenza e di altre disposizioni di legge operanti in materia, preannunciano potenziali criticità applicative che terranno certamente occupati gli operatori di settore, quanto meno nella prima fase di adeguamento ai nuovi adempimenti.

In particolare, per quanto riguarda l’indicazione dei sistemi decisionali e di monitoraggio sopra menzionati, la norma in argomento chiarisce che, oltre ad una generale indicazione, il datore debba, altresì, specificarne, in concreto, ulteriori elementi a carattere estremamente pratico (tra gli altri, le finalità dei sistemi, la logica e il funzionamento degli stessi, le categorie di dati ed i principali parametri utilizzati al fine di programmare o addestrare i sistemi, le misure di controllo adottate per le decisioni automatizzate, i livelli di accuratezza, robustezza e cybersicurezza adottati nonché gli impatti potenzialmente discriminatori che potrebbero conseguirne). Si tratta di specifiche, particolarmente tecniche, che intersecano le previsioni – già vigenti – di cui al Reg. 2016/679 in materia di protezione dei dati personali (“GDPR”), riproponendone alcuni aspetti senza alcun coordinamento diretto e, quindi, disponendo, inevitabilmente, un aumento degli incombenti gravanti sul datore di lavoro. In aggiunta, al datore di lavoro viene altresì chiesto di aggiornare il registro dei trattamenti con le informazioni riguardanti le attività connesse all'utilizzo di sistemi decisionali e di monitoraggio automatizzati.

Ancora, il Decreto in esame prevede – art. 6, I comma – che esso venga applicato a tutti i rapporti di lavoro in forze al 1° agosto 2022 salvo, poi, statuire, al secondo comma della medesima disposizione, che l’obbligo informativo nei confronti di quest’ultima categoria di lavoratori debba essere adempiuto a seguito di richiesta scritta in tal senso da parte dei dipendenti stessi e assolto entro i 60 giorni successivi. Pertanto, si dovrebbe concludere che, nonostante la dichiarazione di applicazione delle disposizioni del Decreto Trasparenza a tutti dipedenti già in forze alla predetta data, l’esplicitazione dei termini del rapporto di lavoro resa cogente da tale normativa sarebbe obbligatoria per il datore non con riguardo a tutta la platea in questione, ma soltanto con riferimento a quei lavoratori che ne facciano espressa richiesta per iscritto.

Nella speranza che nelle prossime settimane siano fornite dagli Enti indicazioni applicative che possano risolvere i dubbi interpretativi legati all’appena pubblicato Decreto Trasparenza, suggeriamo di provvedere, già oggi, a una analisi delle condizioni contrattuali standard che il datore sottopone ai propri dipendenti al momento dell’instaurazione del rapporto di lavoro, assicurandosi che tutti gli elementi della norma di riferimento siano già ivi ricompresi e, in caso negativo, procedere quanto prima alla loro integrazione. Ciò sia per adeguarsi al parametro normativo oggi posto per le assunzioni che saranno effettuate a partire dal prossimo 13 agosto (data di entrata in vigore del Decreto), sia per valutare l’impatto sui rapporti già in essere.

Al riguardo, si consiglia, da una parte, di utilizzare apposite check-list per verificare lo stato di adeguamento attuale agli obblighi informativi della documentazione contrattuale aziendale, così da determinare l’eventuale gap e gli interventi rimediali necessari; dall’altro, di assicurarsi che l’informativa sul trattamento dei dati personali dei dipendenti e l’analisi dell’impatto privacy (e.g., PIA ai sensi dell’art. 35 GDPR, richiamato dalla normativa in esame) di eventuali strumenti informatici o digitali utilizzati nella gestione del personale sia coerente con le disposizioni introdotte al riguardo dal Decreto Trasparenza.

Naturalmente, ove tali sistemi automatizzati dovessero comportare forme, anche solo potenziali, di controllo dell’attività dei lavoratori, sarebbe necessario seguire le procedure di confronto sindacale o amministrative previste dallo Statuto dei Lavoratori.