Il Decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24, che recepisce in Italia la Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019 riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione, introduce la nuova disciplina in materia di Whistleblowing (“Decreto WB”). Rimandando, per approfondimenti sul nuovo Decreto WB al nostro precedente contributo, si segnala che ai sensi del Decreto WB, tutte le Società che hanno più di 50 dipendenti o che si sono dotate di un Modello di Organizzazione Gestione e Controllo sono chiamate ad adottare o ad aggiornare il proprio sistema di segnalazione di eventuali attività illecite di cui il segnalante sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo. Attraverso questa nuova disciplina, infatti, il legislatore ha voluto garantire l’emersione e la prevenzione di rischi e di situazioni pregiudizievoli per l’ente di appartenenza e, dunque, per l’interesse pubblico collettivo. Le novità introdotte dal Decreto WB sono numerose atteso che il nuovo provvedimento (inter alia) amplia l’oggetto della possibile segnalazione, ridefinisce il concetto di segnalante, individua e precisa i requisiti tecnici che deve avere il canale, specifica l’iter di gestione ed impone obblighi da rispettare in caso di segnalazioni. Ponendo l’attenzione sui canali di segnalazione di eventuali illeciti, tra gli elementi di novità previsti dal Decreto WB rilevano sicuramente quelli relativi al nuovo canale cd. “esterno”, attraverso il quale è possibile inviare segnalazioni direttamente all’Autorità Anticorruzione (“ANAC”). Questo canale si aggiunge a quello “interno” agli enti pubblici o privati ove il lavoratore presta servizio, nonché al canale della divulgazione pubblica e risulta particolarmente efficace in caso di assenza o inefficacia dei predetti canali di segnalazione interna oppure in caso di timore di ritorsione o rischi per l'interesse pubblico. Con lo scopo di chiarire diversi aspetti concreti e applicativi della normativa, l’ANAC ha predisposto uno schema di Linee guida in materia di Whistleblowing (“Linee Guida ANAC”), che – oltre a definire le procedure per la presentazione e la gestione delle segnalazioni esterne – trattano anche l’individuazione dei destinatari delle stesse, le tutele da garantirsi al segnalante e al segnalato, nonché gli aspetti connessi a eventuali ritorsioni nei confronti del segnalante (per maggiori approfondimenti, si rinvia al contributo pubblicato sull’Osservatorio 231). Inoltre, considerando che l’acquisizione e gestione delle segnalazioni dà luogo a trattamenti di dati personali (anche appartenenti a particolari categorie di dati e relativi a condanne penali e reati) eventualmente contenuti nella segnalazione e in atti e documenti ad essa allegati, riferiti a interessati (persone fisiche identificate o identificabili) e, in particolare, i segnalanti o le persone indicate come possibili responsabili delle condotte illecite o quelle a vario titolo coinvolte nelle vicende segnalate, le Linee Guida ANAC sono state oggetto di varie interlocuzioni con l’Autorità garante per la protezione dei dati personali (“Garante Privacy” o “l’”Autorità), la quale – lo scorso 6 luglio – ha espresso il parere favorevole per i profili di propria competenza. Così, la versione definitiva delle Linee Guida ANAC, adottata lo scorso 12 luglio 2023 a seguito del predetto parere favorevole, ha recepito le indicazioni fornite dall'Autorità, finalizzate a garantire il rispetto della protezione dei dati delle persone coinvolte in tutto il processo di gestione della segnalazione, con particolare riguardo alla riservatezza dell'identità del segnalante e del contenuto della segnalazione stessa, anche mediante il ricorso alla crittografia. In particolare, si legge nelle Linee Guida che le violazioni, che possono essere segnalate all’ANAC sia in modalità digitale (tramite una specifica piattaforma online) sia tramite i canali tradizionali (ad es. servizio telefonico, incontro in presenza), devono riguardare illeciti circostanziati o che si ritiene potrebbero essere commessi sulla base di elementi concreti e ciò al fine di evitare (inter alia) trattamenti di dati personali non pienamente riconducibili all’ambito di trattamento previsto dalla disciplina di settore. Le Linee Guida ANAC contengono altresì chiarimenti utili sui principali aspetti del nuovo quadro normativo e forniscono indicazioni e princìpi che i datori di lavoro, nell’ambito dell'attivazione dei propri canali di segnalazione interna, potranno tenere in considerazione. In aggiunta, le Linee Guida ANAC, in conformità con gli orientamenti del Garante Privacy in materia, chiariscono l’ambito delle condotte segnalabili, ribadendo – soprattutto con riferimento alle segnalazioni inoltrate tramite piattaforma informatica – l'importanza da un lato di garantire l'anonimato del segnalante e la sua non tracciabilità così da preservare e non vanificare le tutele di riservatezza previste dalla legge; dall’altro di tracciare le operazioni eseguite dal personale autorizzato responsabile della gestione delle segnalazioni, al fine di garantire la sicurezza del trattamento dei dati. Da ultimo appare importante segnalare che la nuova disciplina in materia di gestione delle segnalazioni è entrata in vigore lo scorso 15 luglio 2023 per i soggetti del settore pubblico e per i soggetti del settore privato che hanno impiegato, nell'ultimo anno, una media di lavoratori subordinati, con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato, superiore a 249. Per i soggetti del settore privato che hanno impiegato, nell'ultimo anno, una media di lavoratori subordinati, con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato, fino a 249 la nuova disciplina produce effetti dal 17 dicembre 2023. Diviene dunque importante valutare la conformità del sistema Whistleblowing adottato dalle società, l’idoneità del canale di segnalazione e l’adeguatezza dell’assetto privacy anche alla luce dei recenti sviluppi normativi in vista del termine per l’adeguamento.
